La decisión que puede evitar costes inesperados en tus exportaciones e importaciones

Elegir correctamente un Incoterm es una de las decisiones más importantes dentro de cualquier operación de comercio internacional.

Sin embargo, muchas empresas todavía seleccionan el Incoterm por costumbre, porque lo utiliza habitualmente un proveedor o cliente, o simplemente porque aparece como una condición estándar en una factura comercial.

El problema es que un Incoterm no es solo una abreviatura que aparece en un contrato.

Determina aspectos fundamentales de la operación como:

• Quién asume los costes del transporte.
• En qué momento se transmite el riesgo de la mercancía.
• Quién gestiona los trámites aduaneros.
• Quién contrata el seguro cuando corresponde.
• Qué responsabilidades tiene cada parte.

Una elección incorrecta puede generar costes adicionales, retrasos, problemas documentales o conflictos entre comprador y vendedor.

Por eso, antes de seleccionar un Incoterm, es importante analizar la operación completa.

¿Qué es un Incoterm y por qué es tan importante?

Los Incoterms (International Commercial Terms) son reglas internacionales publicadas por la Cámara de Comercio Internacional (ICC) que definen las responsabilidades entre comprador y vendedor en una operación internacional.

Su objetivo es establecer claramente:

• Obligaciones de cada parte.
• Reparto de costes.
• Momento de transmisión del riesgo.
• Responsabilidades relacionadas con transporte y aduanas.

Actualmente, la versión vigente es Incoterms® 2020, que establece 11 términos comerciales diferentes adaptados a distintos escenarios logísticos.

Pero es importante entender una idea clave:

No existe un Incoterm universalmente mejor. Existe el Incoterm más adecuado para cada operación.

Factores clave para elegir el Incoterm adecuado

1. Analiza quién tiene mayor capacidad para gestionar la logística

La primera pregunta que debería hacerse una empresa es:

¿Quién está mejor preparado para controlar la operación internacional?

Una empresa exportadora con experiencia, acuerdos logísticos y conocimiento del mercado puede asumir más responsabilidades para ofrecer un servicio más completo a sus clientes.

Por otro lado, un comprador internacional con una estructura logística propia puede preferir controlar directamente el transporte.

La elección debe adaptarse a las capacidades reales de cada parte.

2. Define quién debe gestionar las formalidades aduaneras

Uno de los puntos más importantes de los Incoterms es determinar quién asume las gestiones relacionadas con exportación e importación.

Por ejemplo:

• Una empresa española que exporta debe asegurarse de que puede gestionar correctamente la salida de mercancía.
• Un comprador internacional debe valorar si tiene capacidad para realizar la importación en destino.

Una mala elección puede provocar que una de las partes tenga que asumir obligaciones para las que no dispone de recursos o conocimientos suficientes.

3. Ten en cuenta el país de destino

No todas las operaciones internacionales tienen la misma complejidad.

No es igual vender:

• Dentro de la Unión Europea.
• A Estados Unidos.
• A países con fuertes controles de importación.
• A mercados donde existen requisitos específicos de licencias o registros.

Cuanto mayor sea la complejidad del destino, más importante es definir correctamente las responsabilidades.

4. Decide cuánto control quieres tener sobre la operación

Cada empresa tiene una estrategia diferente.

Algunas buscan principalmente:

• Reducir costes.
• Simplificar la gestión.
• Controlar la experiencia del cliente.
• Ofrecer un servicio puerta a puerta.

El Incoterm elegido debe estar alineado con ese objetivo.

Por ejemplo, una empresa que vende productos de alto valor puede preferir mantener mayor control sobre la entrega final para garantizar una experiencia adecuada al cliente.

5. Valora correctamente los riesgos

Un error frecuente es pensar únicamente en quién paga el transporte.

Los Incoterms también determinan cuándo se transmite el riesgo de la mercancía.

Este aspecto es especialmente importante en:

• Productos de alto valor.
• Mercancías frágiles.
• Equipos industriales.
• Productos sensibles.
• Envíos internacionales complejos.

El Incoterm debe reflejar el nivel de riesgo que cada parte está preparada para asumir.

Errores frecuentes al elegir un Incoterm

Elegir EXW automáticamente

EXW (Ex Works) parece una opción sencilla porque limita las obligaciones del vendedor.

Sin embargo, puede generar problemas cuando el comprador no tiene capacidad para gestionar correctamente la exportación desde el país de origen.

En determinadas operaciones puede ser más adecuado utilizar otras alternativas que permitan una gestión más eficiente.

Utilizar DDP sin analizar las obligaciones

DDP (Delivered Duty Paid) puede parecer una solución cómoda porque el vendedor asume prácticamente toda la operación.

Pero implica responsabilidades importantes:

• Importación en destino.
• Pago de impuestos y aranceles.
• Cumplimiento de requisitos locales.
• Posibles obligaciones fiscales.

No todas las empresas están preparadas para asumir estas responsabilidades en todos los países.

Elegir un Incoterm únicamente por precio

Un transporte más barato no siempre significa una operación más eficiente.

Una mala elección puede generar:

• Retrasos.
• Costes adicionales.
• Problemas aduaneros.
• Falta de control sobre la entrega.

El Incoterm debe analizarse dentro del coste total de la operación.

No actualizar los procedimientos internos

Muchas empresas utilizan durante años el mismo Incoterm sin revisar si continúa siendo adecuado.

Los mercados cambian, aparecen nuevos destinos y la estrategia comercial evoluciona.

Revisar periódicamente las condiciones comerciales ayuda a evitar problemas futuros.

Ejemplos prácticos de elección de Incoterm

Exportación de maquinaria desde España a Estados Unidos

Una empresa española vende maquinaria industrial a un cliente estadounidense.

El comprador tiene poca experiencia importando y necesita apoyo para gestionar la operación.

En este caso puede ser interesante valorar una solución donde el vendedor tenga mayor participación en la logística para facilitar el proceso.

Venta recurrente dentro de Europa

Una empresa española vende regularmente productos a Francia.

Al existir una operativa más sencilla desde el punto de vista aduanero, pueden analizarse diferentes opciones según quién tenga mejor capacidad para gestionar el transporte.

Venta de productos premium a clientes internacionales

Una empresa comercializa productos de alto valor y quiere garantizar una experiencia de entrega cuidada.

En este caso, más allá del coste, puede ser prioritario mantener un mayor control sobre la cadena logística.

¿Cómo puede ayudarte MBE Airport a elegir el Incoterm adecuado?

En MBE Airport entendemos que un Incoterm no debe elegirse como una simple condición comercial.

Debe formar parte de la estrategia logística internacional de la empresa.

Ayudamos a nuestros clientes a analizar:

• Tipo de mercancía.
• País de origen y destino.
• Complejidad aduanera.
• Modelo de venta.
• Nivel de control requerido.
• Riesgos asociados.

Nuestro objetivo es que cada operación internacional tenga una estructura coherente, evitando costes inesperados y problemas durante el transporte.

Porque una buena operación logística empieza antes de que la mercancía salga del almacén.

Conclusión

Elegir el Incoterm correcto es una decisión estratégica dentro del comercio internacional.

No se trata de escoger el término que implique menos responsabilidades o el transporte más económico, sino aquel que encaje con la realidad de la operación y con la capacidad de cada empresa.

Una correcta elección permite:

✅ Reducir riesgos.
✅ Evitar costes inesperados.
✅ Mejorar la coordinación entre comprador y vendedor.
✅ Facilitar la gestión logística internacional.

En MBE Airport ayudamos a empresas exportadoras e importadoras a diseñar operaciones más eficientes, combinando transporte internacional, asesoramiento logístico y conocimiento especializado en comercio exterior.